¿Qué es Smartsheet?

Smartsheet es una plataforma informática para trabajo colaborativo y es difícil ubicarla en una área específica, es una de las herramientas más versátil que he conocido hasta hoy. Con Smartsheet puedes organizar desde tus tareas diarias hasta la administración de grandes proyectos.

Para explicarte mejor que es Smartsheet te pido que piense en una herramienta como Microsoft Excel, cuyo núcleo son las hojas de cálculo. A esto sumale funciones de correo electrónico, chats grupales y privados,  cronogramas y almacenamiento en la nube.

Al pedirte que pienses en Microsoft Excel no te estoy diciendo que es una herramienta de hojas de cálculo, es para que tengas un punto de partida,  Smartsheet es mucho más que eso. 

La principal ventaja que encontré con esta herramienta es el trabajo colaborativo, el poder tener grupos de personas colaborando con tu trabajo y aportando datos en un mismo lugar,  incluso en una misma hoja de trabajo.

¿Cómo usar Smartsheet?

Aunque te voy a mencionar solo tres grandes campos de aplicación, dejame decirte que use Smartsheet para hacer una encuesta y ver que nombre gustaba para mi hija… hacer la encuesta solo me tomó tres minutos. 


Te comento esto para que veas lo versátil y fácil que es usar esta herramienta. Según el portal de la empresa SMARTSHEET INC el 92% de los usuarios reportan que es fácil de implementar y usar.

2.1. Gestión de proyectos

Si eres de los que tiene en alta estima las buenas prácticas del PMBOOK para la gestión de proyectos, con Smartsheet puedes implementar muchos de los conceptos de esta guía. Algunos de ellos son:

2.1.1. El portafolio de proyectos.

Las hojas de cálculo de Smartsheet te permiten tener un listado de tus proyectos organizados por categoría, línea de negocios, responsable o por cualquier variable que gustes.

Si quieres ir más allá de la simple organización, puedes hacer automatizaciones y  personalizar la forma de ver tus proyectos, por ejemplo usar la vista de tarjetas. Más adelante hablaremos de esto.

2.1.2. Fases del proyecto

Según Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) todo proyecto tiene unos procesos en diferentes fases que se resumen cómo:

  • Procesos de Inicio.
  • Procesos de planificación.
  • Procesos de ejecución.
  • Procesos de monitoreo y control.
  • Procesos de cierre.

En Smartsheet puedes implementar todos los procesos, desde el inicio hasta el cierre del proyecto.

2.1.3. Gestión del tiempo

Con las hojas de cálculo de Smartsheet puedes hacer toda la gestión del tiempo de forma sencilla. Las hojas de cálculo cuenta con la opción de vista de Barras de Gantt que tanto gusta a los administradores de proyectos.

Con el uso de fórmulas y alertas puedes enviar recordatorios automatizados a las personas responsables y generar alertas por retrasos y cambios en otras variables del tiempo.

2.1.4. Gestión del presupuesto

Al ser hojas de cálculo no podían faltar las fórmulas y la típica estructura en columnas con filas que encontramos en Excel. 

Con Smartsheet podrás llevar de forma sencilla el control del presupuesto del proyecto. El uso de fórmulas, formatos y alertas te pueden vigilar ciertos cambios en tu hoja.

Podrás por ejemplo generar alertas por cambios en condiciones o variables del presupuesto, puedes igualmente informar a una persona en particular o a un grupo de interés sobre dicho cambio.
La gestión de proyectos con Smartsheet es realmente sencilla y agradable, puedes implementar muchas de las buenas prácticas del PMI como ya lo he comentado.

2.3. Ventas

Con las hojas de Smartsheet puedes atender muchos de los procesos que se aplican en las operaciones de ventas a nivel corporativo y personal.

Te menciono algunos ejemplos relacionados con las ventas:

  • Gestión de proveedores
  • Gestión de clientes
  • Gestión del inventario
  • Gestión de quejas y reclamos.
  • Integración con otras plataformas como Salesforce y calendarios.

Smartsheet no es solo para las áreas que manejan proyectos, también puede implementarse para facilitar los procesos internos y externos de cualquier grupo de trabajo.

2.4. Cualquier proyecto de la vida

Con Smartsheet puedes hacer la mayoría de las cosas que harías en otras aplicaciones como Microsoft Excel, pero te aclaro, Smartsheet no es Excel y no son 100% comparables.

Por ejemplo: puedes usar Smartsheet para hacer un control de tus ventas, un control de gastos y cosas por el estilo, además tienes la ventaja de poder compartir tu hoja y hacer trabajo colaborativo. 

Otras áreas de aplicación  en una compañía son: Marketing, Ingeniería, construcción, logística, finanzas entre otras.

También puede aplicarse en sectores como la construcción, gobierno e incluso el sector de la salud.

Principales características de Smartsheet

3.1. La hoja de cálculo

El núcleo principal de esta plataforma es la hoja de cálculo basada en filas y columnas. Cómo ya te he mencionado tiene similitudes con las hojas de cálculo de Microsoft Excel, pero hay algunas particularidades que debes conocer si estas buscando conocer más sobre esta herramienta.

3.1.1. Las filas en Smartsheet

En las hojas de cálculo de Smartsheet las filas son más relevantes que las columnas, es decir, tus variables deberán estar registradas en filas y no en columnas como podría suceder en Excel y otras herramientas similares. Esto es una particularidad de esta herramienta que deberás tener presente en todas las implementaciones y creaciones.

Te explico con un ejemplo. Supongamos que quieres llevar una lista de tus clientes y tener algunos datos de ellos como ciudad, empresa y cargo… en Excel podrías organizar los clientes por columnas y con las filas llevar los datos particulares, en Smartsheet se puede hacer, pero no podrías aplicar todas las funciones asociadas solo a las filas.

3.1.2. Las columnas en Smartsheet

Las columnas en Smartsheet tienen un manejo muy similar a Microsoft Excel y cada una de ellas puede asumir un rol particular en tu hoja. Puedes configurar columnas con un formato particular y darle ciertas características como : símbolos, fechas, monedas y una que particularmente es muy util “Contactos de smartsheet”.

3.1.3. Archivos adjuntos

Puedes cargar archivos adjuntos en las hojas de Smartsheet o si lo deseas cargar archivos por fila creando un almacenamiento estructurado.

En el ejemplo que he puesto en párrafos anteriores sobre una lista de clientes, podrías llevar un control de adjuntos para cada cliente, como por ejemplo los soportes de pagos, recibos y otros.

Una función que me gusta mucho del almacenamiento de archivos en las hojas de Smartsheet es que lleva un control de versión. Esto es especialmente útil para las áreas de diseño,  da la posibilidad de llevar todas las versiones de una plano o diseño.


Los archivos adjuntos no pueden llevarse por columnas, solo por filas. Por esta y otras razones es importante entender que las filas son más relevantes que las columnas para llevar registros y usar todas las funciones de Smartsheet.

3.1.4. Debates o conversaciones

Puedes llevar un debate por hoja o un debate por cada fila de la hoja. Esto resulta muy útil para generar discusiones relacionadas con los datos de una sola fila.

Una aplicación práctica y útil es llevar una bitácora de cambios o novedades para una actividad dentro de un cronograma de proyecto.

También puedes generar hilos de conversaciones dentro de una misma fila para llevar toda la trazabilidad de una discusión o intercambio de mensajes.

3.1.5. Alertas y recordatorios

Podrás generar alertas y recordatorios por cada fila, especialmente útil para recordarte actividades en momentos específicos o por el contrario generar una alerta cuando cierta condición de la fila haya cambiado.

3.1.6. Vistas en Smartsheet

Podrás cambiar la forma de ver tu hoja: Vista de Gantt, Vista de cuadrícula, vista de calendario y vista de tarjetas.


Te muestro una imagen de cada una de ellas.

Vista de una hoja de Smartsheet con barras de Gantt para gestión de cronogramas.

Vista de Barras de Gantt

Vista de una hoja de Smartsheet con tarjetas

3.2. Almacenamiento en la nube

Cómo lo comente unos párrafos arriba puedes cargar archivos en la hoja o específicamente en cada fila, de esta forma estarás usando en términos prácticos un almacenamiento en la nube.

¿Qué tanto puedes almacenar? Esto dependerá mucho de tu plan de licenciamiento aqui te dejo las limitaciones publicadas en la página donde puedes consultar las limitaciones.

En la práctica el almacenamiento es lo suficientemente grande para cualquier usuario o empresa. Si necesitas almacenamiento extra puedes integrar otras plataformas como Google Drive, DrodBox, Onedrive y Box.

Si la integración con otras plataformas no es una opción, puedes optar por solicitar almacenamiento extra asumiendo un costo adicional.

3.3. Trabajo colaborativo

Una de las funciones que más valor agrega Smartsheet a cualquier empresa es el trabajo colaborativo. Imagina tener a todos los involucrados de un proyecto en un mismo lugar, con la misma información, creando y actualizando datos de avance del proyecto.

Con el trabajo colaborativo en Smartsheet te ahorras muchas horas de trabajo y mejorar la eficiencia del trabajo administrativo.

Por ejemplo, si cada semana necesitas tener un reporte de avance de actividades, solo sería suficiente con que cada responsable actualizará su fila (actividad) en la hoja del proyecto. 

Al contar con la colaboración del equipo de trabajo, no tendrías que tener una persona recopilando los datos de cada responsable, claro está que el hábito de actualizar las hojas del proyecto sería parte de la cultura organizativa.

En el siguiente vídeo que te dejo te hago una presentación sobre el trabajo colaborativo.

3.4. Integración con otras aplicaciones

Cada empresa o grupo de trabajo puede llegar a tener herramientas especializadas para sus funciones corporativas, en tal caso existe un portafolio de aplicaciones comerciales y populares que se pueden integrar con Smartsheet para tener todo en un solo lugar.

la integración entre aplicaciones es algo cada vez más factible en las soluciones informáticas de última generación.

La integración con Smartsheet puede hacerse en doble sentido, es decir, puedes conectar una aplicación como Salesforce para sincronizar datos.

Igualmente se pueden integrar aplicaciones de productividad personal cómo por ejemplo Evernote.

Si quieres tener acceso a los datos de Smartsheet desde otra aplicación, podrías hacerlo con una conexión ODBC para bases de datos. Una vez que ya tienes acceso a los datos puedes hacer con ellos lo que quieras, incluso hacer soluciones de software a la medida.

Ventajas y desventajas de Smartsheet

4.1. Ventajas de Smartsheet

En mi experiencia algunas de las ventajas más notables de Smartsheet son:

  • Sin lugar a dudas el trabajo colaborativo, la posibilidad de tener  a todos los involucrados en un solo lugar, incluyendo a los proveedores o colaboradores temporales.
  • Por ser una solución en la nube tienes acceso desde cualquier lugar donde tengas conexión a internet. No requiere instalación en el computador de trabajo.
  • Su núcleo basado en hojas de cálculo hace que ya sea familiar para la mayoría de las personas facilitando su implementación y evitando muchos de los obstáculos que se genera en el proceso de cambio.
  • La integración con otras soluciones informáticas y la automatización de tareas.

Puede que existan más ventajas, pero te resalto las que yo daría en una presentación.

4.2. Desventajas

Estas son las desventajas más notables que tengo en mi experiencia, si tu tienes alguna por favor déjame un descripción corta en los comentarios.

  • No hay posibilidad de trabajar si no tienes acceso a internet.
  • En los cronogramas no puedes tener una línea base, puedes llevar una cuantificación de la desviación del cronograma, pero no sería tal como sucede en Microsoft Project. En la mayoría de los casos no es un problema.

a medida que encuentre mas desventajas ire actualizando este artículo, por ahora estan son las que me encuentro.

Licencias de Smartsheet

Para usar Smartsheet necesitas al menos una licencia de creador, está por supuesto es paga.

5.1. Creador de hojas

Los creadores en Smartsheet necesitan licencias, estos pueden crear y eliminar hojas. También pueden tener otras funciones administrativas.

5.2. Colaborador de Smartsheet

Un colaborador en un usuario que ingresa a Smartsheet y modifica datos en una o varias hojas. Para ser colaborador no necesitas licencia.

En una cuenta de Smartsheet los colaboradores son ilimitados, pero debes saber que, aunque puedes modificar, no todas las modificaciones te serán posibles. Por ejemplo, no puedes modificar la estructura de un reporte de consulta, no podras tener tus propios filtros y otras limitaciones de este estilo.

El colaborador necesitas permiso del creador o propietario de la hoja.

¿Donde puedo encontrar un tutorial de Smartsheet?

En la misma página de soporte de Smartsheet tienes acceso a los tutoriales, pero lo mejor será tomar algunas lecciones en español y con una persona que tenga experiencia práctica, es decir, que use Smartsheet en su entorno corporativo.

En esta página tienes acceso a mis artículos, servicios y cursos en línea (en desarrollo). Escribeme y déjame saber tus inquietudes o necesidades.


Recursos para complementar el artículo

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