Organizar las notas en Evernote es fácil, pero si manejas mucha información y no tienes unas reglas para hacerlo, puedes terminar aburrido ó perdiendo tiempo. En esta entrega te comparto cuatro claves para organizar las notas en Evernote bien.

Si nunca has usado EVERNOTE puedes leer primero EVERNOTE | QUE ES Y CÓMO TE PUEDE AYUDAR.

1. Organizar notas en Evernote con el título.

Si nunca has usado EVERNOTE, primero debes saber que esta herramienta se basa en notas y se comporta como un cuaderno digital que puedes portar en el teléfono, tablet y computador. En las notas puedes tener texto, imágenes, dibujos a mano alzada, grabación de voz y otros documentos en forma de adjuntos.

La primera clave para ser organizado y aumentar la productividad con las notas de EVERNOTE es usando títulos efectivos, de nada te servirá la mejor estructura de organización de tu sistema si las notas tienen títulos tales como Nota 1, Recordatorio, reunión, captura @Lima, etc… ¿Cierto que estos títulos no aportan nada en un sistema de organización?.

Supongamos que quieres organizar todas tus facturas de servicios públicos como el agua, la energía eléctrica y la TV, para ello creas una nota digitalizando cada factura. Una posible estructura en el título sería la que te muestro en la siguiente imagen, a primera vista, el título nos muestra que se trata de la factura de la energía eléctrica del mes de julio del año 2018.

También puedes desarrollar un método para estructurar los títulos e incluir abreviaturas que te permitan organizar mejor las notas. Para este mismo ejemplo podrías adicionar otra palabra como “Apto 1” ó “Local” en caso de manejes facturas de este mismo servicio para distintos inmuebles.

2. Organizar notas en libretas.

Evernote te permite organizar las notas en libretas, es decir, agrupar una colección de notas en una libreta en particular. Para ello puedes crear tantas libretas como requieras y llamarlas según cada necesidad.

Continuando con el ejemplo anterior podemos crear una libreta para consolidar todas las notas relacionadas con los servicios públicos, recuerda que el nombre de la libreta será igual de importante. Si llamamos la libreta “Servicios” ó “Pagos” con el tiempo serán títulos insuficientes.

Para crear una libreta en la versión de Evernote para Windows podemos hacer uso del menú Archivo>Nueva libreta como se muestra a continuación.

Paso seguido una ventana de asistencia te solicitara que des un nombre, yo he colocado “Servicios públicos” en este ejemplo. Nota que he utilizado un nombre corto, pero significativo para mi necesidad.

Un nombre que personalmente no me gustaría y no recomiendo usar es “Pago facturas servicios públicos”, además de no facilitar su lectura en la pantalla del móvil, condiciona la información ya que solo habla de pagos de facturas, pero bien podría servir para organizar otros temas relacionados con los servicios públicos como por ejemplo los contratos, cartas de reclamos y reportes de visitas de inspeccion.

3. Organizar libretas en pilas.

En Evernote puedes apilar libretas, esta función no estaba presente en las primeras versiones, apilar es simplemente agrupar una colección de libretas con un tema en común.

El ejemplo que he venido utilizando en el articulo podemos ampliarlo un poco mas, imagina que ahora deseas crear una segunda libreta donde consolidas los pagos del colegio ó la universidad, ahora es buen momento para pensar en consolidar estas dos libretas con un tema en común, por ejemplo “Casa”, “Hogar”, “Personal” ó “Gastos Familia”.

Mira en esta imagen como se verían las libretas que hasta ahora tenemos disponibles. Una básica o genérica para capturar información, la primera que hemos creado para guardar todo lo relacionado con los pagos de servicios públicos y una segunda libreta para independizar los pagos de la escuela.

Apilar es muy sencillo, solo arrastra una de las libretas y suéltala sobre la otra, después de hacerlo por primera vez, veras esto:

Ahora solo te queda cambiar el nombre ¿Cuál debes colocar? aquel que tenga un significado para ti, pero que englobe el factor común con el resto de libretas. En este caso preferí llamarla “Personal” ¿Cómo cambias el nombre? con clic derecho y la opción cambiar nombre.

De las buenas cosas que tiene Evernote es su poder de flexibilidad, si con el tiempo sientes que tienes que ajustar tu sistema de organización, hazlo, puedes cambiar nombres, títulos y mover tanto notas como libretas de un lugar a otro.

4. Organizar con las etiquetas.

El uso de etiquetas en Evernote suele ser confuso para muchos, para mi también lo fue. Por mucho que trate de usarlas descubrí que no las necesitaba, el problema es que trate de usar una funcionalidad fuerte que en principio no necesitaba.

¿Cuándo debo usar las etiquetas? siempre que quieras implementar un flujo de trabajo en tu sistema de organización. En la mayoría de los casos puede que no se requiera, solo tu identificas si tienes la necesidad y espero ayudarte con eso.

Aquí volvemos con el ejemplo anterior de las facturas. Supón que quieres llevar un control de las facturas por sus estados de pago, podrías crear un flujo de trabajo con las siguientes etiquetas: “Pendiente” para cuando te llegan a la bandeja de entrada de tu correo o buzón, “Cancelado” para cuando has hecho el pago y “En reclamo” cuando algo no está bien en tu factura.

Las etiquetas son universales para todo tu sistema, podrás etiquetar todas tus notas de facturas sin importar el título y la libreta donde estén almacenadas. En el mismo ejemplo puedes tener una nota en la libreta “Servicios públicos” con la etiqueta “Pendiente”, y una segunda nota con la misma etiqueta en la libreta “Pagos colegio”, cuando haces un filtro con la etiqueta “Pendiente” podrás visualizar estas dos notas (facturas) que están pendientes por pagar.

5. Conclusión y reflexiones

Hasta ahora hemos visto que un título largo con palabras claves es el primer paso para organizar las notas, y mejora más cuando sigues un mismo estilo o metodología para hacerlo, te sentirás feliz cuando visualmente estés navegando por tu nueva herramienta de organización y productividad.

Evernote tiene una limitación 🙁 de 250 libretas por cuenta, yo todavía no alcanzó esa cantidad, en la mayoría de los casos no será un problema, al menos por ahora. Siempre echa mano de las libretas para organizar tus notas por temas, yo actualmente tengo creadas 66 libretas distribuidas en 9 pilas.

El uso de etiquetas para organizar notas es posible, pero es una mala práctica y no te lo recomiendo, de hecho no es posible estructurar jerárquicamente la información como vimos con las libretas.

¿Entonces por qué listo las etiquetas como un punto clave para organizar las notas bien? la respuesta es simple, para decirte “no lo hagas, es una mala práctica”. Las etiquetas tienen su momento de gloria, te lo explicare en un próximo articulo.

Quiero dejarte unas preguntas para comentar y compartir debajo del articulo ¿Como puedes aplicar las etiquetas para actualizar los estados de pago de tus clientes?.

 

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